Gestión de crisis

"Una crisis es como visibilidad no planificada, puede ocurrir en cualquier momento a cualquier persona. Es por esto que los grandes y reconocidos profesionales de las relaciones públicas, llegan a ser reconocidos ya que han sabido gestionar las crisis".

Gestión de conflictos potenciales: es la capacidad de comprender, movilizar, coordinar y dirigir todas las funciones estratégicas y de planificación, según las relaciones públicas. También se puede decir que es este el asesoramiento de la dirección. Mantiene cincoprocesos importantes:

1. Identifica asuntos de los que debe preocuparse la organización.
2. Analiza cada asunto en relación con su impacto sobre sus públicos tanto interno como externo.
3. Muestra diversas opciones estratégicas.
4. Aplica un programa de acción para comunicar los puntos de vista de la organización.
5. Evalúa el programa según los objetivos y metas de la organización.

Todos estos procesos ayudan a conservar los mercados, reducir riesgos, crear oportunidades y gestionar una beneficiosa imagen empresarial.

Gestión de una crisis: Es importante tener en cuenta los signo de que una empresa ha sido golpeada por una crisis; estos signos son:

1. Sorpresa: las crisi suelen ser inesperadas, pueden ser por un desastre natural como también por algún desastre provocado por alguna persona con malas intensiones.
2. Información insuficiente: Los rumores son los primeros en salir a la luz, es por eso que es muy díficil hacerse una idea cierta de lo que realmente está ocurriendo.
3. Escalada de acontecimientos: la crisis se extiende, entonces surgen los conocidos rumores que sólo desarrollan los hechos demasiado deprisa.
4. Pérdida de control: los rumores, nuevamente, no son fáciles de controlar.

Para cualquier plan de resolución de una crisis hat tres conceptos sencillos pero muy adecuados que se deben tener en cuenta:

• Hay que estar preparados.
• Hay que estar disponibles.
• Hay que ser creíbles.

Todo esto implica que hay que estar dispuesto a comunicar durante una crisis.

Aplicación de los programas de relaciones públicas

Las tareas de las relaciones públicas pueden dividirse en cuatro categorías:

1. Asesoría: se brinda este proceso a la dirección con el fin de tomar decisiones que sean coherentes con el interés público.
2. Servicio de comunicación: comunicación interna y externa de la organización.
3. Investigación y análisis sobre cuetiones públicas: identificar y evaluar la información externa que puedan incluir a la organización.
4. Programas de acción en relaciones públicas: estan centrados en una determinada audiencia.

Asu vez se puede aplicar algunas otras obligaciones como por ejemplo, llegar a los empleados mediante variadas maneras de comunicación interna, coordinar conferencias de prensa, gestionar relaciones con la comunidad inversionista, gestionar una imagen publicitaria institucional, investigar las opiniones de los públicos internos y externos, coordinar eventos especiales, etc.

En cuanto a la organización del departamento de relaciones públicas, es necesario tener algunos pasos previos antes de su creación, como el análisis de su entorno, definición de los objetivos, establecer los estándares de medición y haber pensado en los programas que se van a brindar y el presupuesto con el que se cuenta. Por otro lado se encuentan las agencias de relaciones públicas, las cuales tienen una visión de fuera hacia dentro, lo que hace que los empresarios, los tomen más en cuenta que a su departamento interno. Las actuales agencias de relaciones públicas son grandes empresas, que en su mayoría han sido absorbidas por agencias de publicidad. Por otra parte, puesto que las agencias externas están, precisamente, fuera, a menudo no están familiarizadas con los detalles que afectan a la situación de empresas particulares.

Las personas que deseen convertirse en un profesional de las relaciones públicas debe contar con algunos requisitos como:

1. Tener una comunicación estratégica y con conceptos de persuasión.
2. Tener una buena tendencia social y mantener las cuestiones éticas.
3. Es recomendable tener conocimiento de marketing y finanzas.
4. Utilizar las técnicas de investigación y previsión.
5. Mantener un concepto actualizado del cambio y desarrollo organizativo, así como también las teorías directivas.

En resumen, en el actual tiempo en que nos encontramos, las relaciones públicas están aceptadas como parate del marketing-mix y como parte del proceso directivo de cualquier organización bien dirigida. Los objetivos, estrategias y metas de las relaciones públicas deben reflejar lo que la empresa desea mostrar y cómo quieran ser percibidas; es por esto que se recomienda trabajar con decisión y perseverancia.

Fuente: Teoría y práctica de las relaciones públicas. Autor: Fraser Seitel. Capítulo: 8.

Dirección

Bajo la alta dirección:

Todas las empresas que cuentan con una buena tecnología y se encuentran a la par con todos los avances tecnológicos, cuentan con un departamento especial de relaciones públicas, en los cuales, sus profesionales pueden ser intérpretes de la organización, de sus filosofías, políticas y programas. es por esto que las relaciones públicas deben responder directamente ante quienes dirigen la organización ya que son la conciencia de la empresa.

debemos recordar que la principal responsabilidad de las relaciones públicas es mejorar la credibilidad de la organización garantizando el interés público.

Teoría directicva de las relaciones públicas:

1. Los directivos de relaciones públicos tiene la función de vínculo entre la organización y sus públicos externos e internos.
2. Deben desarrollarse entre percepciones, actitudes y la opinión pública.
3. Tiene que ser innovadores al proponer soluciones y también al hacerlas comprender y que sean aceptadas para sus compañeros.
4. Deben pensar de forma estratégica, demostrando su conocimiento de la misión, los objetivos y las estrategias de su organización. Y por sobre todo, afirmar con calridad lo que quieren conseguir.

Planificación de las relaciones públicas:

La planificación en relaciones públicas debe recibir mucha atención, profesionales que sean capaces de defenderse y resposabilizarse de sus acciones. Antes de organizar el trabajo de relaciones públicas, los profesionales deben analizar los objetivos y estrategias, los planes y presupuestos, la investigación y evaluación. estos pasos son muy importantes porque requieren de una relfexión que nos llevará a establecer metas y fines claros.

Dirección por objetivos de relaciones públicas:

Los profesionales de las relaciones públicas siguen una dirección por objetivos, adoptando las técnicas MBO y MOR; las cuales vinculan los resultados de las relaciones públicas a los objetivos predeterminados por la dirección. Es por esto que es necesario compartir cuatro punto importantes en una dirección para llegara un acuerdo:

1. Especificar las metas y rendimiento de la organización.
2. Reuniones entre superiores y subordinados para consultar las metas.
3. Acuerdo entre superios y subordinados para una buena aceptación.
4. Revisiones continuas para evaluar los progresos alcanzados.

Elaboración del presupuesto de relaciones públicas:

Un presupuesto bien defino se da, tras identificar los objetivos y las estrategias, es por eso que el profesional de relaciones públicas debe detallar las tácticas concretas que ayudarán a alcanzar los objetivos determinados. Por lo tanto se debe tomar dos pasos; el primero consta de estimar la cantidad de recursos necesarios, ya que ninguna empresa puede gastar de forma indiscrimidada, el segundo paso es estimar los costos y la disponibilidad para poder obtener los recursos necesarios. Además para poder llegara un buen acuerdo con los clientes, es bueno que cuando se hagan los presupuestos en una agencia de relaciones públicas, el cliente sepa cómo se estan aplicando los costes para que así se evite alguna sorpresa cuando llegue la factura.